Privacybeleid

PRIVACYBELEID ”Boekel AGF Horecagroothandel”, mei 2020
De Meerheuvel 8, 5221 EA ’s-Hertogenbosch. www.boekelagf.nl, 073-7601200
KVK: 51667509

Dit is het privacybeleid van Boekel AGF Horecagroothandel. Als horecagroothandel zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke van alle gegevens die nodig zijn om te functioneren. Wat we met je persoonlijke gegevens doen en waarom we ze nodig hebben, vertellen we hier graag.

De op de website beschikbare versie van het privacybeleid is de huidige en enige versie die van toepassing is, tot een nieuwe versie de huidige versie vervangt. Zolang je het gebruik van cookies en andere trackingsystemen niet accepteert van onze website, plaatsen wij geen analytische cookies en/of trackingsystemen op je computer, tablet of mobiele telefoon. Raadpleeg ons cookiebeleid voor de details hieromtrent.

Binnen Boekel AGF is een Functionaris voor Gegevensbescherming aangewezen (FG). De FG is een persoon binnen het bedrijf waar men terecht kan met klachten en/of vragen over de gegevensbescherming en -verwerking binnen Boekel AGF. Tevens houdt de FG intern toezicht op de gegevensverwerking binnen Boekel AGF. Voor vragen of het inzien van de gegevens die Boekel AGF van jou bewaart, kan je de FG bereiken via het algemene nummer van Boekel AGF (073-7601200) of per post t.a.v. Functionaris voor Gegevensbescherming (voor het adres; zie bovenaan deze pagina).

De verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens binnen Boekel AGF is L. van Boekel.

Dit privacybeleid heeft betrekking op alle gegevens die wij verwerken van (potentiële) klanten, leveranciers, personeel en alle overige relaties van Boekel AGF. In dit privacybeleid leggen wij je uit hoe Boekel AGF handelt ten aanzien van persoonsgegevens, daarnaast wordt uitgelegd welke gegevens wij verwerken, hoe de privacy van je gegevens wordt gewaarborgd en wat jouw rechten zijn in dit alles. Bijna alle gegevens die we verwerken worden door jou zelf aangeleverd.

Welke gegevens verwerken wij:

  • Naam, adres en woonplaats / vestigingsadres / factuuradres
  • Functie binnen bedrijf
  • KvK-nummers
  • Telefoonnummers
  • E-mailadressen
  • Bankrekeningen
  • BTW-nummers
  • URL zakelijke websites
  • Communicatie-geschiedenis
  • Aankoopgegevens en bestelgeschiedenis

Bij sollicitaties die binnen komen bij Boekel AGF worden alleen de door jou verstrekte gegevens verwerkt. O.a. zijn dat:

  • Naam en adresgegevens
  • Contactgegevens: o.a. telefoonnummer en/of e-mailadres
  • Leeftijd
  • Geslacht
  • Het Curriculum vitae (opleidingen en/of werkervaring)

Uiteraard vinden wij het belangrijk om niet lukraak gegevens te verzamelen, daarom hebben wij duidelijk onze doelen geformuleerd in de volgende punten:

  • Het verwerken van orders en om onze producten bij jou te kunnen leveren
  • Het afhandelen van betalingen
  • Contact met je te zoeken indien nodig voor afhandelen van orders / betalingen
  • Het informeren over wijzigingen betreffende onze producten of service
  • Om het mogelijk te maken een account voor jou te maken in het bestelsysteem
  • Alle wettelijke gegevens waar wij toe verplicht zijn voor o.a. de belastingdienst
  • Voor het verzenden van commerciële aanbiedingen
  • Het afhandelen van klachten of retourneren van producten

Boekel AGF verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de eventuele overeenkomsten met leveranciers, deze gegevens bevatten naam en contactgegevens. Uitzonderingen daar waar dat nodig is voor specifieke gevallen.

Wie heeft er binnen Boekel AGF toegang tot jouw gegevens:

  • Chauffeurs (voor het leveren van bestellingen op het juiste adres) hebben toegang tot je vestigingsadres
  • Administratieve medewerkers (voor het verwerken van orders, facturen en alle overige zaken waarvoor contact met je moet worden opgenomen) kunnen bij al je gegevens
  • Accountmanagers (voor het oplossen van klachten en eventuele andere zaken) hebben toegang tot beperkte gegevens
  • Directie (voor het controleren en verwerken van alle orders, factureren, contacten en alle overige zaken) heeft toegang tot al jouw gegevens. Tevens kan alleen de directie (en hoofd administratie) stamgegevens toevoegen en/of verwijderen.
  • Marketingmedewerkers hebben toegang tot beperkte gegevens. We hebben geregeld aanbiedingen, speciale acties en nieuwtjes die we met je willen delen. We delen die graag via e-mail of WhatsApp. Als je bij ons één of meerdere bestellingen hebt geplaatst, e-mailen we je de weekaanbieding en informatie over onze artikelen en diensten, tenzij je aangeeft dat niet wenselijk te vinden.
  • Orderpickers, medewerkers snijkeuken, magazijn-medewerkers en schoonmakers hebben geen toegang tot jouw gegevens

Het delen van jouw gegevens met derden gebeurt alleen daar waar dat noodzakelijk is, denk aan boekhoudsystemen, bestelsystemen, orderverwerkingssystemen en loonadministratiesystemen. Met elke derde partij waar Boekel AGF mee samenwerkt is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

De bewaartermijn van jouw gegevens is conform de huidige wetgeving voor ondernemers, bij bestaande klanten blijven wij gegevens altijd bewaren zolang je klant bent.

Om de beveiliging van jouw gegevens te garanderen maken wij van verschillende systemen gebruik. Ten eerste cameratoezicht. Dit om onze werknemers en eigendommen te beschermen, maar ook voor alle documentatie die in ons archief is opgeslagen. De camera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij het betreden van onze vestiging wordt men op de aanwezigheid geattendeerd.

Verder verwerkt Boekel AGF niet meer dan noodzakelijke gegevens die nodig zijn voor het leveren en verwerken van onze dienst. De gegevens hebben een beperkte toegankelijkheid voor werknemers.

Daarnaast maken wij gebruik van een versleutelde database enkel toegankelijk met unieke accounts en daar waar mogelijk een two step authentication zodat niet elke werknemer zomaar inzage heeft in de gegevens. De software die wordt gebruikt is beveiligd met een firewall en voldoet aan de laatst beschikbare updates.

Boekel AGF behoudt zich het recht voor om de regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en haar diensten te wijzigen, daarom vind je altijd de meest actuele privacyverklaring op de website: www.boekelagf.nl

Deze verklaring is als laatste gewijzigd op 05-05-2020